Notizen, die ein Agent lesen kann

Deine Notizen funktionieren für dich, weil du dabei warst. Du weißt, dass „das Gespräch mit M.“ Martina vom Lieferanten meint und dass die dritte Stichzeile die wichtige ist. Ein Agent weiß das nicht – und er fragt nicht nach, sondern füllt die Lücke.

Wie ein Agent liest

Ein Agent mit Zugriff auf deine Notizen liest nicht alles. Er listet Dateinamen auf, sucht nach Begriffen aus deiner Frage, öffnet die Treffer und liest von oben. Reicht ihm der Anfang, hört er auf. Daraus folgen sechs Regeln.

1. Eine Notiz, ein Thema, ein sprechender Name

Lieferanten-Zahlungsziele.md wird gefunden. Notiz 14.md nicht. Der Dateiname ist der wichtigste Suchbegriff, den du vergibst. Wenn dir für eine Notiz kein Name einfällt, enthält sie mehr als ein Thema.

2. Der erste Satz fasst zusammen

Schreib oben einen Satz, der sagt, was die Notiz enthält und wofür sie gilt. Ein Agent entscheidet daran, ob er weiterliest – und du in einem halben Jahr auch.

3. Stand und Herkunft stehen dabei

Jede Angabe, die sich ändern kann, braucht ein Datum und eine Quelle. Am saubersten in einem kleinen Kopf am Anfang der Datei:

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typ: betrieb
aktualisiert: 2026-11-10
quelle: Rahmenvertrag vom 03.02.2026, Abschnitt 4
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# Lieferanten-Zahlungsziele

Welche Zahlungsfrist mit welchem Lieferanten vereinbart ist.
Gilt für alle Bestellungen ab Februar 2026.

Ohne Datum behandelt ein Agent eine drei Jahre alte Notiz wie eine von gestern.

4. Verweise sind ausgeschrieben

„Siehe oben“ und „wie besprochen“ führen ins Leere. Verlinke die andere Notiz mit Namen und sag in einem Halbsatz, was dort steht: „Die Ansprechpartner stehen in Lieferanten-Kontakte.md.“ So muss der Agent nicht jede verlinkte Datei öffnen, um zu wissen, ob er sie braucht.

5. Ein Fakt, ein Ort

Steht die Zahlungsfrist in drei Notizen, stimmen nach der nächsten Änderung zwei davon nicht mehr – und der Agent findet zufällig eine der falschen. Leg für jede Angabe einen Ort fest und verweise von überall sonst dorthin.

6. Text statt Bild

Tabellen als Markdown-Tabelle, Abläufe als nummerierte Liste, Zahlen als Zahlen. Ein Screenshot einer Tabelle ist für einen Agenten ein Bild, das er erst entziffern muss – mit Lesefehlern genau bei den Ziffern.

Der Fremden-Test

Stell dir vor, eine neue Kollegin bekommt nur diese eine Notiz, ohne Erklärung. Kann sie die Frage beantworten, für die die Notiz gedacht ist? Wenn ja, kann es ein Agent auch. Wenn sie drei Rückfragen hätte, stehen die drei Antworten noch nicht drin.

Du musst dafür nicht dein ganzes Archiv umschreiben. Fang bei den zehn Notizen an, nach denen du am häufigsten gefragt wirst – von Menschen oder Maschinen. In welchem Werkzeug diese Notizen am besten liegen, zeigt die nächste Station.